平成25年開催 明善大同窓会 第9回実行委員会 議案書

 

議事録

 

明善同窓会53年卒同期会

日 時 平成2510日() 16:00~18:00       進行:事務局

 

場 所 ホテルニュープラザ

 

 出席者 正副実行委員長、事務局、各正副部会長、委員(参加できる方)

  出席者:山本委員長、内野、江崎、高橋保、石橋和、古賀等、藤井、上村、平田、今村和、鹿毛祐、小原、傍示、平尾、金子、末安ひ、立野、岡本、赤坂、古賀佳、角、古賀成(書記)以上22名

 

1.出席者定足数確  問題無し

2.実行委員長挨  当日の参加者が約130名でとてもありがたいことです・・

3.資料確 (議事録の確認)議案書、予算修正案、ホテル平面図他・・・

4.理事会報  

5.議   

  1正副実行委委員長・事務局からの提案・報告・ 学年同窓会での依頼事項の件

 

恩師名簿の確認→資料にて確認

大同窓会協力者の確認→当日は現在 130名ほどの参加者予定。

同窓会報発送作業の協力者の確認→本日開催の53会学年同窓会で募集する。

 

広告協賛の依頼、大同窓会の準備作業の概略説明、イベントの概略説明、他

(依頼事項の説明は各担当部長から)

         

・ 大同窓会当日の役割分担ごとのマニュアル作成の件→資料確認

協力要請→当日は実行委員会の中からなるべく各担当リーダーを募り当日参加者がすぐ行動出来るようマニュアルを作成する。

 

2)企画・編集部会からの提案・報告

・ イベント企画・記念品・おもてなし企画・袋・名札の件

・ イベント企画→5日、小宮館長、山本、内野、江崎、上村、藤井、本多各氏でホテルの展示場を確認→3階上がってすぐのスペース、2階の廊下

 展示品については、小宮館長に任せる

3階に4畳半くらいの畳のスペースに昭和当時の風景を再現 

展示作業 前日PM9~ 作業開始 翌日 PM6~撤収

費用→作業運賃、スタッフの日当(館長他2名)、宿泊

   10万円

冒頭の動画 DVDの作成 9月末までに完成したい(古賀ゆきひと氏)

 

記念品の最終協議(金額調整含む)

ルーペ(オリジナル感を出すため、克己・尽力・楽天の文字のシールを貼る)+ルーペを入れる久留米絣の袋

9月23日の明善での会報発送作業の後に記念品を完成させる作業を行う。

予算は合計736円の中で収める。(会計部会の修正予算で承認)

記念品やパンフレットを入れる袋の説明→両面同じで印刷

名札は去年と同等のものを使う

 

おもてなし企画の中間報告(書道ガールズ、明善饅頭等)

明善饅頭は予算上中止

書道ガールズ 18日に合戸氏にお願いして試演予定

白旆の歌の担当者について中間報告

古賀等氏、横枕氏を中心にメンバー募集

・ パンフレットの件

パフレット製作の中間報告、北川氏インタビュー報告

北川氏のインタビューは無事終了

パンフレットの作成は工程表を作成したので、順次進めていく

編集会議をデザイナーを交えて話し合う

 

3広報部会からの提案・報告

・ 新聞広告の件

広告申込者状況報告→申し込み済み 72件 ダイレクトメール発送済み先で申し込み有望先52名

   52名をお願いすれば 124名  目標は145口

 

申込者促進活動の報告

 

・ 恩師への案内文の件

恩師の住所は、学校でわかる範囲は調べてもらう。また、近況がわかる人に情報を募る

 

4)会計部会からの提案・報告

・ 協力金状況報告の件→82万円 144名

・ 予算の件

予算の執行状況について

予算修正案の資料、現在の予算状況、対応策を鹿毛氏が説明。

現在チケットによる収入 259枚分で129万5千円

収入での予算変更は、支出の増加により新聞広告の口数を145口に変更している。支出に関しては、企画の希望の記念品を採用した場合の金額で計上している。また、各項目もほぼ実数で計上し、予備費もほとんどない状態になっていて、かなり厳しい状態であることは認識してほしい。

修正案については承認された。

会計の意見として 今後の収入としては、チケット売上のみで、企画、イベントの予算を考えると、新聞広告を達成しなければかなり厳しいと懸念される。また、新聞広告の収入が入ってくるのが大同窓会の開催後となるため、支払時期の調整が必要になってくる。

 

5総務部会からの提案・報告

・ 大同窓会協力者の参加人数の件

大同窓会協力者の確認状況について

当日約130名の参加者予定

  今後 当日の役割分担を決めていく→送迎バス、受付等

  10名くらいの核になるリーダーを決め、協力を乞う

  当日のマニュアルを作って、当日の参加者に渡す。

 

6その他

   

6.今後の予  9月7日 土曜日 ホテルニュープラザ

                  18:00~

                  実行委員会